Petrolimex Vĩnh Long thực hiện tốt việc phát hành hóa đơn điện tử

Công ty Petrolimex Vĩnh Long đã phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT) ngay sau từng lần bán hàng kể từ ngày 1.7.2023.

Thực hiện Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19.10.2020 của Chính phủ, bắt đầu từ ngày 1.7.2023, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) là một trong những đơn vị tiên phong trên cả nước... chính thức vận hành toàn bộ các công ty xăng dầu thành viên trong hệ thống “Phát hành HĐĐT ngay sau từng lần bán hàng” tại 2.700 cửa hàng xăng dầu (CHXD).

Cũng theo ông Lê Phú Quới, đối với Petrolimex Vĩnh Long là đơn vị thành viên nên việc chuẩn bị tại 75 CHXD trực thuộc trên địa bàn toàn tỉnh phải hết sức chặt chẽ và mang tính hệ thống. Công ty đã nâng cấp và đầu cơ sở hạ tầng đồng bộ tại các CHXD. Cụ thể: thay thế bằng trụ bơm có chức năng truyền thông, nâng cấp đường truyền internet đảm bảo phục vụ tốt, nâng cấp phần mềm quản lý cửa hàng xăng dầu (EGAS).

Ngoài việc nâng cấp máy móc, thiết bị điện tử, công ty thường xuyên đào tạo cho nhân viên bán hàng sử dụng thành thạo máy tính, các phầm mềm công ty đang sử dụng tại CHXD.

Công ty rất chú trọng công tác truyền thông đến khách hàng: gặp trực tiếp hoặc gửi thông báo, treo băng rôn nội dung “Phát hành hóa đơn điện tử ngay sau từng lần bán hàng” tại các CHXD.

Phần mềm quản lý CHXD (EGAS) đang sử dụng đã tích hợp chức năng xuất hóa đơn theo từng lần bán hàng, và bổ sung thông tin ghi biển số xe từ ngày 1.9.2023.

Nhìn chung, đến thời điểm này Petrolimex Vĩnh Long đã cơ bản hoàn chỉnh phần xuất hóa đơn điện tử, từ máy móc thiết bị điện tử đến con người sử dụng. Tất cả được công ty trang bị và tập huấn sử dụng thành thạo, chuyên nghiệp.

Ông Trần Minh Khoa - Phó giám đốc Petrolimex Vĩnh Long cho rằng: “Khi triển khai HĐĐT, công ty gặp rất nhiều khó khăn như phản ứng của khách hàng về việc xuất hóa đơn theo từng lần bán do nhận nhiều hóa đơn hơn thời điểm trước đây. Nhân viên bán hàng phải giải thích nhiều để khách hàng hiểu hơn…

Ông Nguyễn Văn Tư, một tư nhân có xe tải chở thuê nhận xét: “Từ tháng 7.2023, khi đổ xăng ở các cửa hàng Petrolimex họ bắt đầu xuất HĐĐT. Mình là xe tư nhân thì khi đổ xăng dầu lấy hóa đơn hay không lấy cũng vậy, không được khấu trừ thuế. Chỉ có doanh nghiệp và HTX họ cần hóa đơn. Nhiều khi họ cho mình mã số thuế và mình lấy hóa đơn giúp họ trong tình anh em”.

Hiện các phần mềm EGAS được tích hợp xuất HĐĐT của Petrolimex Vĩnh Long do Công ty cổ phần Tin học viễn thông Petrolimex (PIACOM) thực hiện. Nhân viên bán hàng xuất HĐĐT chỉ từ 1 - 2 phút do đã thông thạo các thao tác.

Từ ngày 1.7.2023 Petrolimex thực hiện theo Nghị định 123 của Chính phủ về việc xuất hóa đơn bán hàng sau từng lần bán hàng. Cụ thể như tại thời điểm mua xăng dầu, nếu khách hàng có nhu cầu lấy hóa đơn giá trị gia tăng, thì khách hàng cung cấp thông tin đơn vị mua hàng cho nhân viên bán hàng để phát hành hóa đơn kịp thời trong khoảng thời gian mặc định tối đa là 30 phút được hiển thị trên hệ thống phần mềm EGAS.

Khách hàng nhận HĐĐT, đối chiếu, quản lý các giao dịch mua xăng dầu thông qua 4 hình thức gồm: Địa chỉ email, tài khoản nhận hóa đơn của khách hàng, tra cứu trực tiếp trên website của Petrolimex tại địa chỉ https://hoadon.petrolimex.com.... và hệ thống HĐĐT của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

Trường hợp nếu khách hàng không lấy hóa đơn sau thời gian 30 phút mặc định, thì lần bơm đó (log bơm) sẽ được cửa hàng phát hành HĐĐT dưới dạng không đầy đủ (không có thông tin liên quan đến người mua hàng và duy nhất chỉ có thông tin “Người mua không lấy hóa đơn”), hóa đơn không đầy đủ sẽ được lưu trữ trên hệ thống phần mềm của Petrolimex. Cuối mỗi ca bán hàng, toàn bộ hóa đơn không đầy đủ sẽ tổng hợp dữ liệu HĐĐT theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP để gửi lên Tổng cục Thuế theo quy định.

Việc thực hiện phát hành HĐĐT theo từng lần bán xăng dầu sẽ góp phần minh bạch hoạt động kinh doanh xăng dầu; giúp tăng cường kiểm soát việc phát hành hóa đơn trong công tác bán hàng, quản lý doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế của DN, ngăn chặn tình trạng gian lận trong kinh doanh xăng dầu, nâng cao chất phục vụ khách hàng…

Từ tháng 11.2021, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đã chính thức triển khai dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt (TTKDTM) khi mua xăng dầu tại các CHXD trong hệ thống, với thông điệp “Thanh toán thông minh - lợi ích đồng hành”. Các CHXD trực thuộc chấp nhận các hình thức thanh toán: Thẻ quốc tế: Visa, MasterCard, thẻ nội địa thuộc hệ thống Napas và thẻ đồng thương hiệu Petrolimex - HD Bank, các ví điện tử thanh toán qua mã QR trong liên minh VNPay, thanh toán chuyển khoản qua Mobile Banking sử dụng QR Code tĩnh.

Mục đích của chương trình TTKDTM nhằm đa dạng hóa các hình thức thanh toán, minh bạch, an toàn, tăng cường sự trải nghiệm của khách hàng…

Theo Chủ tịch kiêm Giám đốc Petrolimex Vĩnh Long Lê Phú Quới, định hướng sắp tới công ty tiếp tục đầu tư cơ sở hạ tầng, nâng cấp đường truyền internet, thay thế máy POS cũ để phục vụ cho dự án thanh toán không dùng tiền mặt; tiếp tục truyền thông đến khách hàng để trải nghiệm việc thanh toán không dùng tiền mặt khi mua xăng dầu; đào tạo nhân viên bán hàng để nâng cao kỹ năng giao tiếp, kỹ năng chăm sóc khách hàng nhằm thực hiện tốt mô hình bán hàng văn minh.