Tìm hiểu về chọn lọc và bổ sung tài liệu trong thông tin học

Hai công việc này đặt ngay ở đầu dây chuyền tư liệu, cho phép tạo lập và duy trì vốn tư liệu của đơn vị thông tin, nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng tin. Chọn lọc là công việc đòi hỏi phải có tri thức rộng và phải do người có năng lực và am hiểu người dùng tin thực hiện. Còn bổ sung là một công việc có tính chất nghiệp vụ, nó đòi hỏi phải có phương pháp và tổ chức tốt gồm: Chính sách và kế hoạch bổ sung; Tiếp cận các nguồn tài liệu; Hình thức và phương thức bổ sung.

Chính sách bổ sung

Ngày này số lượng các tài liệu xuất bản gia tăng rất nhiều. Không một thư viện nào, thậm chí là thư viện lớn nhất cũng không thể thu thập được mọi tài liệu; vả lại trong nhiều lĩnh vực chuyên môn hẹp, người ta cần có những bộ sưu tập tài liệu riêng. Vì vậy việc bổ sung tài liệu cho một đơn vị thông tin không thể làm một cách tùy tiện, mà phải thực hiện theo một chính sách xác định. Đó là một tập hợp các nguyên tắc và tiêu chuẩn cho việc lựa chọn hay loại bỏ tài liệu.

Một chính sách như thế không thể thiếu được nhằm: Xác lập các tiêu chuẩn để lựa chọn và thanh lọc tài liệu; Xác định nguồn tài liệu; Điều chỉnh các phương thức tiếp nhận tài liệu; Sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí mà đơn vị thông tin được cấp; Duy trì sự hợp tác về tài liệu giữa các đơn vị thông tin, tránh lãng phí.

Chính sách thông tin được xây dựng trên cơ sở các yếu tố sau đây: Khả năng ngân sách và tiềm năng của đơn vị thông tin (bao gồm: tổng số vốn, số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ, các phương tiện kỹ thuật vì người ta không chỉ tiếp nhận nguồn tài liệu mà còn phải xử lý chúng);

Chức năng chuyên môn của đơn vị thông tin, tức là lĩnh vực chuyên môn mà đơn vị thông tin quan tâm. Cần phải xác định lợi ích và tính thích ứng của các tài liệu theo đối tượng người dùng tin; Những mục tiêu thường xuyên và mục tiêu ưu tiên của đơn vị thông tin; Vị trí và tính chất phục vụ của đơn vị thông tin và đối tượng người dùng tin; Mối quan hệ với các đơn vị thông tin khác.

Nội dung của chính sách bổ sung bao gồm: Xác định các loại hình tài liệu, tỉ lệ giữa các loại hình tài liệu đó theo yêu cầu của người dùng tin; Xác định các nội dung và chủ đề của tài liệu. Các tài liệu phải bao quát các lĩnh vực mà đơn vị thông tin quan tâm (diện của vốn tư liệu); Sự thích ứng của các tài liệu với lợi ích của người dùng tin; Ngôn ngữ của các ấn phẩm; ức độ phổ cập của các tài liệu thông thường, tài liệu quý hiếm, tài liệu không công bố; Niên hạn của tài liệu; Các tài liệu tặng biếu và trao đổi; Các tiêu chuẩn cho sự thanh lọc tài liệu đã lỗi thời.

Cách tiếp cận các nguồn tài liệu

Việc tiếp cận các nguồn tài liệu được thực hiện nhờ nhiều nguồn thông tin bổ trợ khác nhau: các cá nhân, các tổ chức hay các tài liệu. Yếu tố thứ ba này chỉ khác ở chỗ các tài liệu cần tìm là tài liệu công bố hay không công bố.

Các chuyên gia, các nhà khoa học thể hiện một nguồn thông tin quan trọng mà các đơn vị thông tin cần phải duy trì mối quan hệ thường xuyên. Người ta gọi đó là những đồng nghiệp vô hình của đơn vị thông tin. Trong từng lĩnh vực chuyên môn, họ luôn là những người sản sinh ra những tài liệu, đề cập tới những tri thức mới nhất mà người ta quan tâm. Người ta có thể tìm đến các nhà chuyên môn bằng con đường trực tiếp như: tiếp xúc thường xuyên với các tác giả, các cơ quan nghiên cứu, các cán bộ thông tin chuyên ngành, gặp gỡ ở các hội nghị quốc gia hay quốc tế. Người ta cũng có thể tiến hành một cách gián tiếp, thông qua các mục lục chuyên ngành.

Việc tiếp cận các tài liệu công bố có thể thực hiện bằng cách sử dụng các nguồn và các tài liệu chỉ dẫn khác nhau như: các dịch vụ làm tóm tắt và đánh chỉ số, thư mục quốc gia và thư mục chuyên ngành, thư mục in ở trang cuối các tài liệu cấp một, mục lục và các tủ phiếu của các đơn vị thông tin khác, các danh mục thông báo sách sắp xuất bản, các tài liệu giới thiệu các sách đã xuất bản, các ấn phẩm thương mại và quảng cáo, danh mục các ấn phẩm định kỳ, các xuất bản phẩm chính thức, các tạp chí hàng năm, các danh mục chọn lọc liên quan tới các nhà xuất bản hay cơ quan xuất bản lớn, các báo cáo tổng kết...

Trong số này thư mục quốc gia được xây dựng dựa trên các tài liệu bổ sung của thư viện quốc gia chủ đề cũng như cho sự lựa chọn tài liệu.

Hiệp hội các thư viện quốc tế (IFLA) đã lập một chương trình nhằm thúc đẩy sự gia tăng các công cụ thư mục như thế. Chương trình này gọi là chương trình Kiểm soát thư mục toàn thể và MARC quốc tế (Universal Biblioghaphic Control và International MARC) nhằm động viên thư viện quốc gia các nước xuất bản các thư mục quốc gia theo một khổ mẫu chuẩn và nhập chúng vào máy tính ở những nơi có thể. Nhờ đó người ta có thể tiếp cận các nguồn tài liệu bằng các hệ thống thông tin trực tuyến.

Việc tiếp cận các tài liệu không công bố đặt ra những khó khăn riêng, đòi hỏi phải có sự cố gắng đặc biệt. Người ta có thể tìm những tài liệu này bằng hai cách:

Trực tiếp bằng tiếp xúc cá nhân với các tác giả, các cơ quan xuất bản tài liệu này, các cá nhân thường được thông báo những thông tin mới nhất trong từng lĩnh vực.

Gián tiếp bằng cách tham khảo các thư mục của các ấn phẩm, các bản luận văn, tra cứu các mục lục chỉ dẫn của các cơ quan quốc gia và quốc tế như UNESCO, FAO....

Việc thăm dò và bổ sung những tài liệu này đòi hỏi sự cố gắng lớn của đơn vị thông tin. Giá trị của loại tài liệu này thể hiện ở thời gian và công sức dùng để tìm kiếm các tài liệu đó.

Phương thức bổ sung

Có hai phương thức bổ sung: bổ sung phải trả tiền và bổ sung không mất tiền.

Trong bổ sung phải trả tiền hay mua tài liệu được thực hiện bằng hai cách:

Thứ nhất, trực tiếp ở các nơi sản xuất tài liệu: tác giả, nhà xuất bản. Phương thức này nhanh, nhưng đòi hỏi những công việc quản lý ngân sách và dự trù đặt hàng.

Thứ hai, gián tiếp thông qua các cơ quan phát hành sách báo. Các cơ quan này lo toàn bộ các khâu kỹ thuật và tài chính. Phương thức này thường áp dụng đối với việc đặt mua các tài liệu nước ngoài, các tài liệu mua với khối lượng lớn và thường xuyên.

Còn việc bổ sung không mất tiền có thể thực hiện bằng nhiều cách:

Bằng trao đổi tài liệu giữa cơ quan thông tin này và cơ quan thông tin khác. Lợi ích của phương thức này là tránh phải chi tiền mặt và có khả năng trao đổi tất cả các loại hình tài liệu. Điều bất lợi là các tài liệu nhận được không phải bao giờ cũng đáp ứng với yêu cầu và giá trị tài liệu trao đổi.

Bằng các tài liệu tặng biếu ở các dạng khác nhau: các tài liệu biếu đột xuất hay thường xuyên của các sứ quán, các cơ quan thương mại, các tác giả. Lưu chiểu cũng là dạng tài liệu biểu được quy định bằng luật đối với các nhà xuất bản. Họ phải cung cấp một số bản ấn phẩm cho thư viện quốc gia hay cơ quan lưu trữ quốc gia.

Những khó khăn đặt ra cho công tác bổ sung thường là: Khó khăn về tài chính: thiếu tiền mặt, thiếu ngoại tệ; Khó khăn về trang thiết bị: diện tích kho, các thiết bị lưu trữ và bảo quản một số loại tài liệu; Khó khăn về cơ chế, về chính sách thông tin, về khả năng có quan hệ với các nguồn thông tin trong nước và ngoài nước.