Dấu hiệu bất thường trong quản lý tài chính

Theo đó, ngày 12.3.2024, sau khi một số cư dân nắm được các thông tin về việc quỹ quản lý của tòa nhà Mullbery Lane có dấu hiệu bị làm giả chứng từ, ủy nhiệm chi (UNC) để chiếm đoạt số tiền lớn, sự việc mới dần được hé lộ.

Đến ngày 13.3, cư dân chung cư càng tá hỏa khi phát hiện một biên bản do Trưởng ban Quản trị (BQT) tòa nhà là ông Trần Duy Độ lập từ ngày 23.1.2024 về sự việc nói trên, nhưng không thông tin tới cư dân và cũng không báo cáo chính quyền.

Ngoài ra, cư dân cũng tiếp tục phát hiện báo cáo rà soát đề ngày 24.1.2024 của BQT tòa nhà về sự việc này, với các hình chụp UNC và sao kê tài khoản ngân hàng có nhiều dấu hiệu bất thường.

Sự việc này ngay lập tức được thông tin rộng rãi trên các nhóm cư dân trên nền tảng mạng xã hội Facebook, Zalo. Tối 13.3.2024, BQT cụm chung cư Mullberry Lane tổ chức cuộc họp giải trình với cư dân, tổ dân phố và các tổ chức đoàn thể tại chung cư, trong đó xác nhận có việc rút tiền từ quỹ quản lý của tòa nhà.

Cũng trong ngày 13.3.2024, bà Lưu Thị Quỳnh Trang - Thư ký BQT tòa chung cư đã có bản tường trình gửi các bên liên quan, trong đó thừa nhận bà có hành vi nhiều lần làm giả chứng từ, UNC, bắt đầu từ ngày 4.8.2023 cho đến ngày bị phát hiện, để chiếm đoạt số tiền 110 triệu đồng từ quỹ quản lý của cư dân cụm chung cư Mullberry Lane.

Tại nội dung biên bản cuộc họp về việc Báo cáo vấn đề sai phạm của thư ký BQT cho thấy BQT chung cư xác nhận có nắm được việc quỹ quản lý tòa nhà bị rút tiền; tuy nhiên trưởng BQT lại cho rằng việc rút tiền nói trên của bà Trang do bà này “nhầm lẫn” nên đã chuyển nhầm.

Sau sự việc này, giám đốc Ban quản lý tòa nhà đã được thay thế bởi người khác. BQT tòa nhà đã có văn bản số 314/BC-BQT4.NK2 đề ngày 14.3.2023 gửi UBND phường Mộ Lao và Công an phường Mộ Lao, trong đó báo cáo về sự việc làm giả UNC để chiếm đoạt tiền quỹ quản lý của bà Trang.

Trước đó vào ngày 3.8.2023, BQT tòa nhà cũng đã ban hành Nghị quyết số 189/NQ/-BQT4-NK2, với 7/8 thành viên BQT đồng ý phê duyệt việc rút số tiền khoảng hơn 233 triệu đồng từ quỹ quản lý của tòa nhà. Nghị quyết này đính kèm bảng kê rút tiền mặt của BQT, trong đó có nêu rõ việc rút số tiền 50 triệu đồng từ quỹ quản lý tòa nhà làm tiền quỹ dự phòng tiền mặt của BQT. Tuy nhiên, toàn bộ cư dân tòa nhà hoàn toàn không nắm được việc này.

Theo cư dân tòa nhà, Nghị quyết số 189/NQ-BQT4.NK2 ban hành ngày 3.8.2023 và một số nghị quyết, quy trình quản lý của BQT tòa nhà có dấu hiệu cố ý làm trái quy chế và các nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở.

Ngoài ra, các gói thầu có trị giá lớn tại tòa nhà này do các nhiệm kỳ BQT phê duyệt như gói thầu quản lý vận hành tòa nhà (16 tỉ đồng); gói thầu cung cấp dịch vụ an ninh tòa nhà (3,5 tỉ, sau tăng lên 3,9 tỉ); gói thầu bảo hiểm tòa nhà, phòng cháy chữa cháy, nâng cấp thang máy (7,3 tỉ đồng)… cũng có một số dấu hiệu bất thường. Cụ thể, những gói thầu này được BQT nhiệm kỳ 3 và 4 tổ chức mời thầu, chấm thầu liên tiếp và từ chức ngay sau khi chấm thầu xong.

Một số cư dân cho biết, về nguyên tắc, kế toán của BQL tòa nhà sẽ thực hiện việc lập các chứng từ và UNC, cũng như giao dịch với ngân hàng. Thế nhưng, tại Mullberry Lane, việc này lại được thực hiện bởi thư ký BQT, điều này là trái với quy định vì theo các quy định của pháp luật, BQT chỉ là đơn vị đại diện và giám sát hoạt động của Ban quản lý, chứ BQT không phải đơn vị có chức năng chi tiền quỹ.

Liên tục vướng sai phạm?

“Sai phạm của BQT tòa nhà không chỉ dừng ở đó mà còn họ tiếp tục phê duyệt nghị quyết số 189/NQ/-BQT4-NK2 ngày 3.8.2023, rút 233 triệu đồng tiền mặt để trích lập quỹ dự phòng. Điều này đã vi phạm điều 6.4.7 Quy chế tài chính của tòa nhà, đó là: Tất cả các khoản thanh toán dịch vụ cho các nhà thầu từ tài khoản quỹ quản lý bắt buộc phải thực hiện bằng chuyển khoản, trừ những khoản chi nhỏ lẻ có tính khẩn cấp, trị giá dưới 5 triệu đồng”, một cư dân bức xúc cho biết.

Được biết, để giải trình cho vấn đề này, BQT đưa ra lý do với cư dân rằng để hỗ trợ nhà thầu CBRE, vì đơn vị này mới tiếp nhận quản lý, chưa ký kết hợp đồng chính thức nên gặp phải những khó khăn trong khâu thanh toán nên hai bên đã thống nhất trích lập quỹ để chi cho những việc cấp bách.

Tuy nhiên, có điều khó hiểu là khoản tiền này chỉ được thống nhất giữa BQT tòa nhà với phía CBRE, mà không có sự đồng ý của cư dân tại Mulberry Lane. Cư dân cho rằng hành vi này của BQT đã vi phạm quy chế tài chính và quy định của pháp luật về quản lý sử dụng nhà chung cư.

Cũng theo cư dân, BQT cụm chung cư Mullberry Lane đã và đang có những hành vi mang dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng các quy định của pháp luật cũng như vi phạm các quy chế tài chính, quy chế BQT và các quy định về kế toán.

Thậm chí, BQT tòa nhà còn có dấu hiệu bao che, đồng lõa, không tố giác tội phạm đối với hành vi làm giả chứng từ, UNC để chiếm đoạt quỹ quản lý tòa nhà của bà Lưu Thị Quỳnh Trang; khi BQT dù biết được hành vi của bà Trang mang tính chất rất nghiêm trọng, có dấu hiệu vi phạm pháp luật và đã hoàn thành, gây hậu quả, nhưng lại không thông báo tới cư dân và chính quyền địa phương.

Đại diện cư dân nhấn mạnh: “Có nhiều cư dân tỏ ý nghi ngờ rằng số tiền 110 triệu đồng mà bà Trang đã nộp khắc phục hậu quả vào ngày 6.2.2024 được trích từ quỹ tiền mặt lập trái phép của BQT tòa nhà, bởi lẽ BQT hằng tháng không hề có thông báo cho cư dân về tình hình quỹ quản lý; BQT cũng không thực hiện việc quản lý, hạch toán quỹ một cách công khai và minh bạch”.

Theo cư dân, việc BQT tự trích lập 50 triệu đồng để thành lập quỹ tiền mặt do BQT quản lý là hành vi lập quỹ trái phép, không được thông qua cư dân và không được cư dân đồng ý. “Việc quản lý quỹ của chung cư pháp luật quy định rất chặt chẽ đề phòng tình huống là có hành vi lạm quyền của những người được bầu nhưng thiếu kiến thức chuyên môn và gây ra tổn thất cho cộng đồng. BQT chỉ được giám sát việc Ban quản lý lập quỹ. Ban quản lý là pháp nhân, có bộ phận kế toán có con dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật, số tiền lập quỹ không vượt quá 20 triệu đồng”, cư dân khẳng định.

Cư dân cụm chung cư Mullberry Lane cũng phản ánh về những bất cập trong công tác quản lý vận hành tòa nhà của nhà thầu CBRE. Theo đó, cư dân cho rằng CBRE đã thiếu sát sao, dẫn tới việc thư ký BQT dễ dàng thực hiện hành vi làm giả UNC để rút quỹ quản lý. Hành vi này vốn đã phát sinh lần đầu từ ngày 3.8.2023 nhưng phải đến hơn 5 tháng sau - ngày 16.1.2024, Ban quản lý tòa nhà mới phát hiện ra. Việc này có dấu hiệu của hành vi cố ý làm trái quy định kế toán, gây hậu quả nghiêm trọng.

Vị đại diện cư dân nói: “Là pháp nhân cung cấp dịch vụ quản lý chuyên nghiệp nhưng CBRE đã không có ý kiến ngăn ngừa/cảnh báo BQT khi có các nghị quyết/quyết định trái quy định của pháp luật và quy chế. CBRE cũng không thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ theo quy định của luật kế toán, dẫn tới thư ký BQT tự viết chứng từ và giao dịch với ngân hàng. Chất lượng dịch vụ tại tòa nhà hiện rất tồi tệ, không tương xứng với mức phí 11 nghìn đồng/m2 khi thang máy thường xuyên gặp sự cố, tình hình an ninh trật tự không được đảm bảo, trộm cắp liên tục hoành hành khiến cư dân chúng tôi cảm thấy vô cùng bất an, lo lắng”.

Được biết, cư dân cụm chung cư Mullberry Lane đã nhiều lần gửi đơn thư tới các cấp chính quyền sở tại quận Hà Đông và phường Mộ Lao. Tuy nhiên, sự việc hiện vẫn chưa được giải quyết dứt điểm. Điều này gây ra những bức xúc lớn cho cư dân, cũng như gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến đời sống sinh hoạt thường ngày của các hộ dân.

Liên quan đến sự việc này, Chủ tịch UBND phường Mộ Lao cho biết cư dân cụm chung cư Mullberry Lane đã gửi đơn thư tới UBND phường cũng như các cơ quan liên quan. UBND phường đã nắm được sự việc. Sự việc đang được các cơ quan chức năng xem xét, kiểm tra, xác minh. Khi có kết quả kiểm tra xác minh cụ thể, UBND phường Mộ Lao sẽ có văn bản thông báo chính thức để trả lời cư dân.

Nam Phong