Những thủ thuật Gmail ít người biết

1. Nhắc nhở đính kèm file

Tương tự Outlook 2013, Gmail có sẵn tính năng theo dõi và nhắc nhở khi bạn quên đính kèm file vào thư mà đã vội bấm nút Send. Tính năng này sẽ dựa vào phần thông tin mà bạn đã gõ vào nội dung thư để phát hiện các thư nào đã quên đính kèm file.

Chẳng hạn, nếu trong nội dung thư, bạn có ghi một số từ với ý là có đính kèm file như “attachment”, “attached”. Khi bấm Send mà không đính kèm file, bạn sẽ nhận được thông báo “Did you mean to attach files?” hiện ra nhắc nhở đừng quên đính kèm file.

Nếu đúng là quên, bạn bấm Cancel để quay lại giao diện soạn thư, hoặc bấm OK để chấp nhận gửi thư đi, không cần đính kèm file.

2. Gắn sao vào thư

Hẳn bạn đã biết tính năng cho gắn sao vào thư trên Gmail, nhằm đánh dấu những thư quan trọng. Cách sử dụng rất đơn giản, bạn chỉ việc bấm vào biểu tượng hình ngôi sao trước các thư cần đánh dấu, ngôi sao ấy sẽ chuyển sang màu vàng giúp thư trở nên nổi bật hơn. Mặc định, Gmail chỉ có sẵn ngôi sao màu vàng, song bạn có thể bổ sung thêm nhiều sao màu khác nữa để phân loại thư dễ dàng hơn.

Bạn bấm vào biểu tượng hình răng cưa trên giao diện Gmail > chọn Settings. Ở trang thiết lập, bạn vào thẻ General và cuộn xuống mục Stars. Tại đó, bạn sẽ thấy tại dòng Presets, mục 1 star đang được chọn, tương ứng với một ngôi sao màu vàng. Để kích hoạt thêm nhiều sao màu sắc khác, bạn bấm 4 stars (tăng số lượng lên bốn màu) hay bấm all stars để kích hoạt toàn bộ các dấu sao mà Gmail hỗ trợ. Xong, bạn bấm Save Changes.

Khi đã kích hoạt thêm nhiều sao khác, nếu bấm biểu tượng hình sao trước thư cần đánh dấu, bạn cứ bấm nhiều lần vào biểu tượng đó để chọn đúng màu sắc của sao cần dùng, chứ không còn giới hạn chỉ có một sao màu vàng nữa.

Khi muốn tìm thư đã gắn sao, bạn gõ vào hộp tìm kiếm lệnh has:. Ví dụ, muốn tìm thư có gắn sao màu đỏ, bạn gõ lệnh has:red-star; hay gõ has:blue-star để tìm thư có gắn sao màu xanh dương… Để xem tên của từng sao, bạn vào lại trang Settings, rê chuột vào từng ngôi sao dưới trường Stars để xem tên của chúng.

3. Thêm dấu chấm vào địa chỉ email

Gmail cho phép bạn thêm dấu chấm vào bất kỳ vị trí nào trên địa chỉ email của mình mà không ảnh hưởng gì đến việc gửi nhận thư. Ví dụ, nếu địa chỉ email của bạn là [email protected], bạn có thể thêm dấu chấm vào địa chỉ email của mình thành [email protected] hay [email protected] đều được. Các thư gửi đến [email protected] đều được đưa vào hộp thư [email protected].

Do vậy, khi gửi thư cho người khác, bạn cũng không cần quá quan trọng vào dấu chấm trên địa chỉ email người nhận, không cần gõ dấu chấm thì thư vẫn đến đúng nơi.

4. Quản lý việc cần làm

Gmail tích hợp tính năng Tasks cho phép bạn tạo và quản lý các việc cần làm ngay trên giao diện hộp thư rất tiện lợi. Để sử dụng, bạn bấm vào mục Mail ở góc trái phía trên giao diện Gmail > chọn Tasks.

Hộp thoại Tasks sẽ hiện ra ở góc dưới giao diện hộp thư để bạn tạo danh sách các việc cần làm. Bạn gõ tên một việc cần làm, rồi nhấn phím Enter để gõ thêm việc kế tiếp vào danh sách. Khi làm xong việc nào, bạn đánh dấu kiểm vào việc đó.

Nếu muốn thiết lập chi tiết ngày cần hoàn thành công việc, bạn rê chuột vào việc đó và chọn nút hình mũi tên (Edit Details). Sau đó, bạn bấm vào biểu tượng hình quyển lịch dưới khung Due date để chọn hạn chót cần hoàn thành. Khi đến ngày đó, Gmail sẽ hiện ra thông báo nhắc nhở.

(còn tiếp)

Phương Trúc

Hẹn giờ gửi thư trên mọi webmail