7 ứng dụng AI ngoài ChatGPT có thể giúp bạn tăng năng suất làm việc, học tập

Từ chatbot đàm thoại ChatGPT của OpenAI đến các trình tạo hình ảnh như DALL-E, các công cụ AI đã thu hút hàng triệu người những tháng gần đây.

Dù có những lo ngại về việc liệu AI có thay thế người lao động hay không, khó thể chối cãi rằng các công cụ AI có khả năng giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn nếu sử dụng cho các chức năng cụ thể như nghiên cứu và quản lý thời gian.

Một nghiên cứu gần đây của Microsoft đã khảo sát 2.700 nhân viên và 1.800 người quản lý quyết định kinh doanh trên khắp Mỹ, Vương quốc Anh, Nhật Bản để hiểu cảm nhận của họ về các công cụ năng suất kỹ thuật số. 85% số người được hỏi tiết lộ muốn có nhiều công cụ AI hơn để tự động hóa các công việc hàng ngày để họ có nhiều thời gian hơn cho việc đòi hỏi trí tuệ.

Trang Insider đã tiến hành nghiên cứu và nói chuyện với các chuyên gia để tổng hợp danh sách 7 công cụ AI mà ai cũng có thể sử dụng để loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và làm việc hiệu quả hơn.

Brain.fm

Nếu văn phòng nhộn nhịp hoặc ngôi nhà ồn ào khiến bạn mất tập trung và không thể hoàn thành công việc, âm nhạc có thể cần thiết để át đi tiếng ồn. Thế nhưng không phải tất cả âm nhạc đều tối ưu cho sự tập trung. Đó là khi công cụ như Brain.fm có thể hữu ích với bạn.

Brain.fm sử dụng AI để tạo ra âm nhạc được thiết kế "nhằm giúp người nghe tập trung, thư giãn và dễ ngủ", theo công ty.

Được hỗ trợ bởi nhóm các nhà khoa học và nhà soạn nhạc, âm nhạc Brain.fm cung cấp chứa các biến thể khác nhau của tiếng ồn môi trường được thiết kế cho trạng thái tư duy mong muốn, bất kể là làm việc sâu hoặc tạo cảm giác thư giãn.

Mark Ellis, YouTuber công nghệ, đã nói trong một bài đánh giá rằng: “Brain.fm giúp tôi làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết trong đời. Brain.fm có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian”.

Người dùng có thể dùng thử Brain.fm miễn phí 3 ngày. Sau đó, Brain.fm có giá 6,99 USD mỗi tháng hoặc 49,99 USD mỗi năm.

Grammarly

Hầu hết công việc yêu cầu một số hình thức viết. Còn gì đáng xấu hổ hơn nếu mắc lỗi chính tả trong các tài liệu và email quan trọng?

Grammarly giúp bắt lỗi chính tả trong văn bản. Được sử dụng bởi hơn 30 triệu người và 50.000 nhóm trên toàn cầu, công cụ AI này đưa ra các đề xuất về lựa chọn từ ngữ và cấu trúc câu, kiểm tra đạo văn, tạo trích dẫn và đánh giá các bài tiểu luận.

Deb Lee, nhà tư vấn cung cấp hướng dẫn cho các doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ về cách tăng năng suất, nói với trang Insider: "Grammarly rất hữu ích cho bất kỳ ai hay viết. Nó rất tốt trong việc tự động phát hiện lỗi chính tả".

Người dùng có thể tải xuống miễn phí phiên bản cơ bản của Grammarly. Gói cao cấp có sẵn cho các tính năng nâng cao hơn như lựa chọn từ và gợi ý âm điệu.

Missive

Là nền tảng trò chuyện tất cả trong một và quản lý email, Missive gần đây đã giới thiệu tính năng AI thông qua tích hợp với OpenAI, công ty khởi nghiệp tạo ra ChatGPT. Tính năng mới tạo phản hồi email dựa trên những gì người dùng yêu cầu.

Người dùng có thể yêu cầu Missive viết email để lên lịch một cuộc họp vào ngày nhất định và nó sẽ đưa ra phản hồi sau vài giây. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh email bằng cách yêu cầu Missive viết theo một phong cách hoặc giọng điệu cụ thể.

Người dùng cũng có thể chọn từ các lời nhắc được tạo sẵn.

Francesco D'Alessio, người đánh giá ứng dụng năng suất đằng sau kênh YouTube Keep Productive, cho biết anh rất ấn tượng với công cụ này. Francesco D'Alessio đã sử dụng Missive được hơn hai năm và lưu ý trong bài đánh giá Missive rằng tính năng AI mới là "bước tiến thực sự thú vị, đặc biệt là với email".

Missive cung cấp phiên bản miễn phí với các tính năng hạn chế và giá sẽ tăng khi người dùng thêm nhiều tính năng hơn.

Motion

Nếu việc lập kế hoạch cho ngày làm việc bận rộn gây căng thẳng và tốn thời gian, Motion có thể hữu ích với bạn.

Công cụ trợ lý cá nhân AI có thể tự động xây dựng lịch làm việc bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, cuộc họp và dự án hàng ngày. Motion cũng có thể tạo các kế hoạch dự án và giúp điều hành cuộc họp.

Deb Lee nói rằng Motion "chắc chắn sẽ tiết kiệm thời gian, vì một trong những điều chính mà nhiều người gặp khó khăn là xác định nhiệm vụ họ nên làm trước".

Francesco D'Alessio cũng đề xuất ứng dụng này cho người dùng.

Motion cung cấp bản dùng thử miễn phí 7 ngày, sau đó tính phí 19 USD mỗi tháng cho người dùng cá nhân và 12 USD mỗi tháng cho các nhóm làm việc.

Otter.ai

Phiên âm các cuộc phỏng vấn và viết ghi chú cuộc họp có thể tẻ nhạt và không hiệu quả. Vậy tại sao phải làm thủ công khi bot có thể làm điều đó cho bạn?

Otter.ai là một công cụ phiên âm AI tự động tạo tập lệnh từ bản ghi âm thanh hoặc video đã tải lên.

"Otter.ai là lựa chọn tuyệt vời cho những người làm podcast và tạo video muốn sao chép nội dung của họ", Deb Lee nói.

Otter.ai cũng có thể hoạt động như một trợ lý ảo trong các cuộc họp công việc trên Zoom, Microsoft Teams và Google Meet bằng cách sao chép những gì đang được nói trong thời gian thực, loại bỏ nhu cầu ghi chú của con người.

"Điều đó đồng nghĩa bạn có nhiều thời gian hơn để giải quyết các vấn đề chính của cuộc họp”, Deb Lee nhận xét.

Otter.ai cung cấp các tùy chọn sử dụng. Phiên bản cơ bản miễn phí có thể phiên âm tối đa 300 phút âm thanh mỗi tháng. Phiên bản chuyên nghiệp có thể phiên âm 1.200 phút với giá 8,33 USD mỗi tháng. Phiên bản dành cho doanh nghiệp có thể phiên âm 6.000 phút hàng tháng và tạo số liệu phân tích với giá 20 USD mỗi tháng.

Qatalog

Qatalog sử dụng AI để tạo ra một nơi làm việc ảo giúp doanh nghiệp luôn ngăn nắp. Dù bạn đang bắt đầu kinh doanh từ đầu hay giám sát nhiều nhóm tại một công ty lớn, việc duy trì tổ chức là chìa khóa để có một nơi làm việc hiệu quả.

Qatalog có thể giúp tổ chức nơi làm việc của người dùng, theo Francesco D'Alessio.

Công cụ này sử dụng AI để tạo không gian làm việc ảo tất cả trong một dựa trên nhu cầu cụ thể của công ty. Qatalog cũng tự động hóa các quy trình làm việc, như giới thiệu nhân viên và tạo các hướng dẫn để triển khai các quy trình mới, chẳng hạn tạo nội dung.

Francesco D'Alessio nhận xét: “Qatalog sử dụng một cách tiếp cận ấn tượng để tạo các mẫu cho các tài liệu phức tạp như đề xuất dự án và quy trình tuyển dụng, đồng thời tuyệt vời các nhóm muốn tiết kiệm thời gian lập kế hoạch cho không gian làm việc của họ".

Người dùng có thể dùng thử Qatalog miễn phí 14 ngày. Sau đó, Qatalog có giá 9 USD mỗi tháng. Một phiên bản doanh nghiệp có sẵn với giá thương lượng.

RescueTime

Quản lý thời gian hiệu quả có thể là điều bất khả thi, đặc biệt là với công việc đòi hỏi giờ giấc khắt khe.

Là công cụ theo dõi thời gian AI được sử dụng bởi hơn 2 triệu người, RescueTime có thể giúp người dùng hoàn thành nhiệm vụ khó khăn này.

RescueTime theo dõi thời gian người dùng sử dụng trực tuyến và có thể tự động phân loại các trang web mà bạn truy cập dựa trên những gì ứng dụng cho là sử dụng thời gian hiệu quả. RescueTime chặn các trang web mà nó cho là gây mất tập trung.

RescueTime cũng cung cấp tính năng "huấn luyện thông minh" bằng cách phân tích hành vi làm việc của người dùng và đưa ra thông báo nếu họ bị phân tâm. Nó cũng có thể tạo ra điểm năng suất hàng ngày.

Những tính năng này có thể mang đến động lực trong việc giúp người dùng đạt được các mục tiêu năng suất và khuyến khích sự cải tiến hàng ngày. "Tất nhiên, điều này sẽ khiến bạn hạnh phúc trong tương lai", Deb Lee nói.

RescueTime cung cấp bản dùng thử miễn phí trong 2 tuần. Sau đó, RescueTime yêu cầu người dùng trả 6,5 USD mỗi tháng.

7 cách sử dụng ChatGPT tăng hiệu quả công việc

ChatGPT ít nhiều tạo ra sự thay đổi trong một số ngành nghề. Chatbot AI của Open AI đang giúp nhiều người hoàn thành việc làm, việc học của họ tốt và nhanh hơn trước.

Bà Anu Madgavkar, chuyên gia tại công ty nghiên cứu kinh tế McKinsey Global Institute, chia sẻ với Insider rằng hiệu suất hỗ trợ của ChatGPT trong công việc hàng ngày chưa quá rõ rệt nhưng phải thừa nhận rằng nó giúp ích trong một số vấn đề.

Sử dụng ChatGPT thay cho Google

Trung bình mỗi ngày, bạn mất bao nhiêu thời gian để sử dụng Google tìm kiếm thông tin hỗ trợ cho công việc? Con số này chắc chắn sẽ giảm đáng kể nếu bạn dùng ChatGPT.

Theo Paul Buchheit (người tạo ra Gmail) cho rằng ChatGPT có thể thực hiện việc tìm kiếm thông tin mà người dùng cần chỉ trong vài giây, trong khi bằng Google sẽ mất vài phút hoặc hơn.

Dù ChatGPT không phải lúc nào cũng chính xác khi kho dữ liệu của nó chỉ mới cập nhật đến năm 2021, chatbot này có thể phân tích dữ liệu từ hàng triệu trang website để thử và trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà nó nhận được. Hơn nữa, ChatGPT trở nên thông minh hơn khi được sử dụng nhiều hơn.

Thay vì cung cấp cho người dùng loạt liên kết để lựa chọn - nhiều cái trong đó có vị trí cao trên trang chủ tìm kiếm đơn giản do chạy quảng cáo, ChatGPT cung cấp cho người dùng câu trả lời nhanh và đúng trọng tâm câu hỏi. Nếu câu trả lời quá phức tạp, ChatGPT có thể giải thích bằng thuật ngữ đơn giản hơn nếu bạn yêu cầu.

Việc có được thông tin cần biết nhanh và chính xác giúp công việc của bạn trở nên thú vị hơn, thậm chí có thêm thời gian cho sáng tạo ý tưởng mới.

Sử dụng ChatGPT trong sáng tạo nội dung

Giống như trải nghiệm của nhiều sinh viên từng sử dụng ChatGPT để làm bài thi, bài luận ở một số trường đại học, chatbot này khá hữu ích trong việc gợi ý để người dùng viết luận văn.

Điều đó buộc một số trường đại học trên thế giới phải đặt ra quy định về việc sử dụng ChatGPT trong các bài kiểm tra, bài thi. Tuy nhiên, một số giảng viên lại ủng hộ việc chatbot AI này trong học tập.

Giáo sư Ethan Mollick thuộc Đại học Pennsylvania (Mỹ) ủng hộ sinh viên của mình sử dụng ChatGPT như một cách giúp họ tạo ra các ý tưởng mới và cải thiện khả năng viết. Ông cho rằng ChatGPT đang giúp mọi người tiết kiệm thời gian trong nhiều công việc khác nhau.

Jeff Maggioncalda, Giám đốc điều hành của nhà cung cấp chương trình trực tuyến Coursera, nói với CNN rằng ông sử dụng ChatGPT để viết email công việc và thậm chí cả các bài phát biểu.

“Tôi sử dụng nó như một trợ lý viết lách và như đối tác tư tưởng”, Jeff Maggioncalda chia sẻ.

Những người làm công việc sáng tạo nội dung cũng đang tìm kiếm nguồn cảm hứng cho việc viết sách hoặc sáng tác ca nhạc của họ thông qua sự trợ giúp từ ChatGPT.

Phân tích dữ liệu

ChatGPT có thể xử lý thông tin nhanh chóng.

“Phân tích, giải thích một lượng lớn dữ liệu và thông tin dựa trên ngôn ngữ là kỹ năng mà bạn mong đợi các công nghệ generative AI sẽ phát triển. Nếu là một học giả, thật tuyệt khi bạn không phải phân tích thống kê thủ công. Thời gian dư ra bạn có thể tạo ra nhiều nội dung hơn”, Carl Benedikt Frey, nhà kinh tế học Oxford, cho hay.

Generative AI đề cập đến các thuật toán có thể được sử dụng để tạo nội dung mới, bao gồm văn bản, âm thanh, hình ảnh, video và mô phỏng.

ChatGPT cũng có thể giúp những người đang cố gắng sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định đầu tư, theo một thành viên cấp cao tại Viện Brooking.

Lên lịch công việc, lập kế hoạch và quản lý thời gian

Việc sắp xếp lịch làm việc bận rộn của bạn có thể tốn thời gian nhưng ChatGPT và các dạng AI khác có thể giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ hơn. Các nhà kinh tế tại Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) đã thực hiện nghiên cứu vào năm 2022 về các kỹ năng mà AI có thể làm được. Họ phát hiện ra rằng các công cụ AI có thể xử lý việc lên lịch và sắp xếp thứ tự ưu tiên nhiệm vụ trong nhiều trường hợp, thậm chí còn "tốt hơn cả con người".

“Việc lên lịch làm việc và các hoạt động dường như là một bài toán AI hoàn hảo”, theo kết quả nghiên cứu của OECD.

Một số người dùng thử làm điều này và nhận được kết quả khả quan. Micah, YouTuber chuyên làm video khám phá AI, cho biết đã sử dụng ChatGPT để tự động hóa lịch làm việc của mình.

Sau khi anh ấy yêu cầu ChatGPT tạo một lịch trình làm việc hàng ngày bao gồm các nhiệm vụ như hoàn thành báo cáo hiệu suất và lên lịch gặp mặt với sếp của mình, chatbot này đã có thể đưa ra bảng phân tích lịch trình tiềm năng theo từng giờ chỉ trong vài giây.

Sau đó, Micah yêu cầu ChatGPT sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cho một số nhiệm vụ nhất định, nhưng ChatGPT gợi ý rằng "có thể không khả thi".

Chuyên gia tư vấn

Nếu bạn là doanh nhân hiện tại hoặc có tham vọng, ChatGPT có thể giúp bạn suy nghĩ thấu đáo về quá trình bắt đầu kinh doanh.

Cây viết Jennifer Ortakales Dawkins của Insider đã hỏi ChatGPT nhiều câu hỏi khác nhau và nhận thấy đây là một công cụ hữu ích để tạo ý tưởng, ước tính chi phí khởi động và phác thảo kế hoạch kinh doanh. Jeff Maggioncalda, Giám đốc điều hành của nhà cung cấp khóa học trực tuyến Coursera, nói rằng anh sử dụng ChatGPT để suy nghĩ về các thách thức và chiến lược kinh doanh.

"Tôi yêu cầu ChatGPT nhận thức được những thách thức và giới hạn của tôi. Những câu trả lời mà nó đưa ra là điểm khởi đầu thực sự, thực sự tốt khi có ai đó có đủ kiến thức để đánh giá những hoạch định tương lai của bạn", Jeff Maggioncalda chia sẻ.

Trợ lý số

Theo Giáo sư Oded Netzer đến từ Đại học Columbia, AI sẽ là công cụ hỗ trợ cho các lập trình viên hơn là thay thế họ.

“Về công việc, tôi nghĩ nó là công cụ thúc đẩy hơn là thay thế hoàn toàn công việc. Viết mã và lập trình là ví dụ điển hình về điều đó. Nó thực sự viết mã khá tốt", Oded Netzer nhận xét.

Cụ thể, ChatGPT có khả năng tạo nhanh các dòng mã để giải quyết các sự cố mã hóa nhất định. Một người dùng TikTok đã yêu cầu ChatGPT xác định lỗi trong một số đoạn mã mà anh đang xử lý.

"ChatGPT tiết lộ mã của tôi bị lỗi gì. Sau đó tôi đã sao chép và dán nó vào, rồi dòng lệnh hoạt động", người này nói. Tuy nhiên, các lập trình viên nên thận trọng khi nhận trợ giúp từ AI, vì một số người dùng phát hiện ChatGPT trả lời sai các vấn đề về mã hóa.

Phỏng vấn xin việc

Nếu bạn không hài lòng với công việc của mình, ChatGPT có thể cung cấp một số hỗ trợ. Nhiều người đang sử dụng ChatGPT để tạo sơ yếu lý lịch và thư xin việc khi tìm việc làm.

“ChatGPT sẽ tạo cho bạn một lá thư xin việc để bạn không phải lãng phí thời gian của mình", Jonathan Javier - Giám đốc điều hành của công ty tư vấn nghề nghiệp Consulting, cho biết.

Nếu bạn khá hài lòng với công việc nhưng lại cảm thấy mình bị trả lương thấp, ChatGPT thậm chí có thể giúp bạn được tăng lương.

Cây viết Sarah Jackson của Insider đã hỏi ChatGPT lời khuyên để giúp cô ấy chuẩn bị cho một cuộc đàm phán lương. Hai huấn luyện viên nghề nghiệp nói với Sarah Jackson rằng cô có thể được tăng lương nếu làm theo kịch bản của AI.